株式会社ハーツシステム(以下「当社」という。)は、当社へのお問い合わせやサービス申込の対応に当たってお客様並びに従業者の個人情報及び特定個人情報を適正かつ安全に取り扱うため、個人情報保護及び特定個人情報保護方針を策定し個人情報の保護に努めます。
当社は、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律」及び「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という)、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、その他関連法令・ガイドライン等を遵守いたします。
当社は、個人情報及び特定個人情報の利用目的を具体的に特定し、その特定された利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用いたします。
当社は、個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩等を防止するため、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関する規定等を定め、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理体制を構築し、着実に運用するとともに、継続的に改善して参ります。
当社は、ご本人の同意を得ている場合や以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することは致しません。
※特定個人情報を提供できるのは、番号法19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報の提供はいたしません。
当社は、当社における個人情報保護及び特定個人情報保護に係るご質問及び苦情処理につきまして、窓口を設置いたします。
株式会社ハーツシステム
代表取締役 中村 文彦
制定:2019年6月19日
事業者名:株式会社ハーツシステム
所在地 :〒460-0003
愛知県名古屋市中区錦2丁目19-1
名古屋鴻池ビル1303
代表者 :代表取締役 中村 文彦
当社は、個人情報及び特定個人情報の取得に際しては、次の通り取得目的を正当な事業の範囲内で明確に定め、その目的達成に必要な限度において、適法かつ公正な方法で取得し、利用します。
(1)お取引先様各社、他社の役員・社員等の方に関する個人情報
(2)お取引先様から委託を受けた個人情報
(3)採用応募者・雇用者・退職者に関する個人情報
(4)雇用者等の特定個人情報
当社は、上記利用目的の達成に必要な範囲で個人情報及び特定個人情報の記載されているデータに関わる業務を外部に委託する場合は、当社の厳正な管理のもとで行い、規模及び実態に応じ委託処理の透明化を進め、情報漏洩のないよう、その保護に努めます。
当社では保有個人データ(個人データも含む)の安全管理のために以下の措置を講じています。
(1)基本方針の策定
当社は個人情報の適正な取扱いを確保するため、基本方針を策定しています。
(基本方針は個人情報保護方針を確認してください。)
(2)個人情報の取扱いに係る規律の整備
当社は個人情報の取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について定める社内規程を策定しています。
(3)組織的安全管理措置
当社は各本部・部門に個人情報の取扱いに関する責任者として「情報セキュリティ責任者」を設置し、安全管理措置の評価・改善を図っています。安全管理措置に関する社内規程を従業員(契約社員・派遣社員を含みます。)に遵守させ、従業員が法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は責任者へ報告・連絡する体制を整備しています。
(4)人的安全管理措置
当社は従業者に対し個人情報の適正な取扱いに関する教育・研修を実施しています。
(5)物理的安全管理措置
当社は個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理を行うとともに、個人情報を含む機器等は施錠保管しています。
(6)技術的安全管理措置
個人情報および個人情報を取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等を実施しています。
(7)外的環境の把握
外国にある事業者に委託する場合には、EU域の事業者を除き、委託先の安全管理について確認・点検するとともに、当該国における個人情報保護法制について確認します。
現在、当社ではオプトアウトを行っておりません。
現在、当社では共同利用を行っておりません。
当社の保有個人データの開示等(利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等)を求める手続は以下のとおりです。開示等の手続においていただきました個人情報は、当該開示等の回答及び記録の保管のため以外には利用いたしません。
(1)開示等の求めの手続ができる方
(2)開示等の求めの際の必要書類
<ご本人様が手続きされる場合>
<代理人の方が手続をされる場合>
なお、特定個人情報の開示等に関しては、上記と同様といたしますが、番号法順守の観点から、特定個人情報保護管理責任者が開示可能か判断の上、開示いたします。
(3)開示等の手数料
個人情報の開示・利用目的の通知をご請求される場合、1回のご請求ごとに、1,000円(税別)をいただきます。ご郵送にて切手の同封あるいは郵便小為替を同封にてお願いいたします。
(4)開示等に対する回答の方法・時期等
本人様の個人情報である事が確認できましたら、次の場合を除き、合理的期間内に、本人様あて、書面または電子的方法(PW付き添付ファイルを電子メールで送信、またはダウンロードリンクを電子メールでご案内)のうちご本人のご希望の方法にてご回答いたします。回答ができない場合には、理由を明示した上でその旨をお知らせいたします。
(5)株式会社ハーツシステム個人情報苦情・相談窓口
営業時間 10:00〜17:00(年末年始及び土日祝祭日を除く)
電話番号:052-982-9176
E-mail: info2@hearts-system.com
郵送:〒460-0003 愛知県名古屋市中区錦2丁目19-1 名古屋鴻池ビル1303
(6)認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である
一般社団法人JAPHICマーク認証機構の対象事業者です。
@認定個人情報保護団体の名称:
一般社団法人JAPHICマーク認証機構
A個人情報に関する苦情・相談についてのお問い合わせ先:
<URL>https://japhic.or.jp/office/info
※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。
株式会社ハーツシステム
代表取締役 中村 文彦
制定:2019年6月19日
改訂:2023年6月05日