PRIVACY POLICY 個人情報保護方針

POLICY 個人情報保護及び特定個人情報保護方針

株式会社ハーツシステム（以下「当社」という。）は、当社へのお問い合わせやサービス申込の対応に当たってお客様並びに従業者の個人情報及び特定個人情報を適正かつ安全に取り扱うため、個人情報保護及び特定個人情報保護方針を策定し個人情報の保護に努めます。

1. 関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律」及び「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、その他関連法令・ガイドライン等を遵守いたします。

2. 個人情報及び特定個人情報の取得及び利用について

当社は、個人情報及び特定個人情報の利用目的を具体的に特定し、その特定された利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用いたします。

3. 安全管理措置に関する事項

当社は、個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩等を防止するため、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関する規定等を定め、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理体制を構築し、着実に運用するとともに、継続的に改善して参ります。

4. 個人情報及び特定個人情報の第三者への開示・提供について

当社は、ご本人の同意を得ている場合や以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することは致しません。

（1）①法令に基づいて個人データを提供する場合
②人（法人を含む。）の生命、身体又は財産といった具体的な権利利益が侵害されるおそれがあり、これを保護するために個人データの提供が必要であり、かつ、本人の同意を得ることが困難である場合
③公衆衛生の向上又は心身の発展途上にある児童の健全な育成のために特に必要な場合であり、かつ、本人の同意を得ることが困難である場合
④国の機関等が法令の定める事務を実施する上で、民間企業等の協力を得る必要がある場合であって、協力する民間企業等が当該国の機関等に個人データを提供することについて、本人の同意を得ることが当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

（2）特定個人情報を提供できるのは、番号法19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報の提供はいたしません。

5. 個人情報保護及び特定個人情報保護に係る質問及び苦情処理の窓口について

当社は、当社における個人情報保護及び特定個人情報保護に係るご質問及び苦情処理につきまして、次の窓口でお受けいたします。

株式会社ハーツシステム　個人情報苦情・相談窓口
電話番号：052-982-9176
ｅメールアドレス：info2@hearts-system.com
営業時間：10:00～17:00（年末年始及び土日祝祭日を除く）

株式会社ハーツシステム
代表取締役　中村　文彦
制定：2019年6月19日
最終改定：2022年9月20日

HANDLING POLICY 個人情報及び特定個人情報の取扱いについて

当社は、以下の要領で個人情報を取り扱います。

1. 事業者名

事業者名：株式会社ハーツシステム
所在地：愛知県名古屋市中区錦2丁目19番地1号　名古屋鴻池ビル1303
代表者：代表取締役　中村　文彦

2. 個人情報及び特定個人情報の利用目的について

当社は、個人情報及び特定個人情報の取得に際しては、次の通り取得目的を正当な事業の範囲内で明確に定め、その目的達成に必要な限度において、適法かつ公正な方法で取得し、利用します。

（１）お取引先様各社、他社の役員・社員等の方に関する個人情報

業務上必要な諸連絡・商談等
取引先情報管理、支払・収入処理

（２）お取引先様から委託を受けた個人情報

委託業務に関する契約の履行

（３）採用応募者・雇用者・退職者に関する個人情報

採用応募者（インターンシップを含む）への採用情報等の提供・連絡
当社での採用業務管理
当社での雇用管理
退職者への情報提供および連絡など

（４）雇用者等の特定個人情報

法令に基づき、雇用者等個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務

3. オプトアウト

現在、当社ではオプトアウトを行っておりません。

4. 共同利用

現在、当社では共同利用を行っておりません。

5. 保有個人データの安全管理措置

当社では保有個人データ（個人データも含む）の安全管理のために以下の措置を講じています。

①基本方針の策定
当社は個人情報の適正な取扱いを確保するため、基本方針を策定しています。（基本方針は個人情報保護方針を確認してください。）

②個人情報の取扱いに係る規律の整備
当社は個人情報の取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について定める社内規程を策定しています。

③組織的安全管理措置
当社は各本部・部門に個人情報の取扱いに関する責任者として「個人情報保護管理者」を設置し、年度ごとに取扱報告を行うことで安全管理措置の評価・改善を図っています。安全管理措置に関する社内規程を従業員（契約社員・派遣社員を含みます。）に遵守させ、従業員が法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は責任者へ報告・連絡する体制を整備しています。

④人的安全管理措置
当社は従業者に対し個人情報の適正な取扱いに関する教育・研修を実施しています。

⑤物理的安全管理措置
当社は個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理を行うとともに、個人情報を含む機器等は施錠保管しています。

⑥技術的安全管理措置
個人情報および個人情報を取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等を実施しています。

⑦外的環境の把握
外国にある事業者に委託する場合には、EU域の事業者を除き、委託先の安全管理について確認・点検するとともに、当該国における個人情報保護法制について確認します。

6. 開示等の請求手続きについて

当社の保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等）を求める手続は以下のとおりです。開示等の手続においていただきました個人情報は、当該開示等の回答及び記録の保管のため以外には利用いたしません。

（１）開示等の求めの手続ができる方

ご本人様
ご本人様が未成年者または成年被後見人の場合はご本人様の法定代理人
開示等の求めの手続についてお客さまご本人が委任した代理人

（２）開示等の求めの際の必要書類

＜ご本人様が手続きされる場合＞

当社所定の開示等申請書
本人確認書類（次のいずれかの書類「旅券、運転免許証、外国人登録証明書、特別永住者証明書、学生証、健康保険、国民健康保険または船員保険等の被保険者証、会社の身分証明書または公の機関が発行した資格証明書で写真付のもの」）

＜代理人の方が手続をされる場合＞

当社所定の開示等申請書
本人確認書類（ご本人様・代理人様分両方）
委任状、または代理権を証する書面

（３）開示等の手数料
個人情報の開示・利用目的の通知をご請求される場合、1回のご請求ごとに、1,000円（税別）をいただきます。ご郵送にて切手の同封あるいは郵便小為替を同封にてお願いいたします。

（４）開示等に対する回答の方法・時期等
本人様の個人情報である事が確認できましたら、合理的期間内に、本人様あて、書面または電子的方法（PW付き添付ファイルを電子メールで送信、またはダウンロードリンクを電子メールでご案内）のうちご本人のご希望の方法にてご回答いたします。ただし次の場合には回答いたしかねますので、理由を明示した上でその旨をお知らせいたします。

利用目的の通知の請求の場合で、ＨＰに掲載済みなど利用目的が明らかである場合
本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
当該個人情報取扱事業者の権利又は利害が侵害されるおそれがある場合
法令の定める事務を実施する上で、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

（５）開示等の求めの受付先

株式会社ハーツシステム　個人情報苦情・相談窓口
電話番号：052-982-9176
ｅメールアドレス：info2@hearts-system.com
※電子メールによるご請求の場合には、PWにより暗号化してお送りください。

株式会社ハーツシステム
代表取締役　中村　文彦
制定：2019年6月19日
最終改定：2024年9月30日